Grandes eventos e energia: O guia completo

Festivais, casamentos, competições, convenções, congressos… certamente você participou, no último ano, de algum desses eventos. Saiba que você não está sozinho: o Sebrae estima que, por ano, cerca de 200 milhões de brasileiros participam de festas, encontros sociais, competições esportivas e outros tipos de eventos.

Cerca de 600 mil eventos são realizados todos os anos no Brasil. Há poucos dados estatísticos sobre o tema, mas levando em consideração a pesquisa do Sebrae realizada em 2013, pode-se concluir que, em 2016, o setor movimentou cerca de R$ 250 bilhões. Esse número representa 4% do PIB brasileiro, o que demonstra a importância do segmento. A indústria de eventos gera mais de 7 milhões de empregos diretos e indiretos.

Do total movimentado, cerca de R$ 100 bilhões vieram das empresas produtoras de eventos, um número assombroso. Assim, não causa nenhuma surpresa a seriedade e profissionalismo com que essas produtoras desenvolvem suas atividades. Trata-se de um mercado promissor, dinâmico e em que qualquer falha pode arruinar o nome de uma marca.

Por outro lado, as oportunidades de ganhos – de imagem e financeiro – são quase infinitas. O mercado é bastante diversificado. Mais de 80% das produtoras de eventos são classificadas como micro e pequenas empresas. São aquelas companhias que realizam eventos corporativos, casamentos, formaturas, etc.

Já os mega eventos, como grandes shows e festivais, eventos televisivos e competições esportivas, são realizados por médias e grandes empresas que representam 20% do total.   

 

Distribuição geográfica

Mais da metade dos eventos realizados no Brasil acontecem na região Sudeste. Assim, é natural também que as maiores produtoras estejam no eixo Rio – São Paulo.

O Sudeste concentra 52% de todos os eventos do País. Em 2º lugar aparece a região Nordeste, com 20% do total. A região Sul responde por 15% dos eventos, seguida pelo Centro-Oeste com 9% e, por fim, a região Norte, com 4%.  

 

Participação popular

Seria de se esperar que o número de participantes dos eventos de cada região fosse proporcional ao número de eventos realizados, mas nem sempre é assim. A região Sudeste é a líder no número de participantes (53%), mas a medalha de prata fica com a região Sul.

Paraná, Santa Catarina e Rio Grande do Sul são responsáveis por 18% de todo o público dos grandes eventos. Destacam-se, na região, os festivais de música (Planeta Atlântida e Folianópolis) e eventos culturais como o Natal Luz de Gramado.

O Nordeste, com o Festival de Verão de Salvador, carnaval e micaretas, responde por 17% do público total, seguido pelo Centro-Oeste (9%) e Norte (3%).

 

 O futuro

Agora chegou a hora do País colher o que plantou nos últimos anos. A realização de grandes eventos como Copa do Mundo e Olimpíadas gerou uma melhora na infraestrutura das cidades, incluindo a construção de novos locais para eventos e melhorias na mobilidade urbana.

Houve investimentos também no segmento de fornecimento de energia temporária, que precisou se especializar ainda mais para atender às demandas desse período, e agora conta com maior expertise e equipamentos ainda mais modernos.

A retomada do crescimento do PIB significará também um aumento na renda das produtoras de eventos em 2018.

 

ORGANIZAÇÃO DO EVENTO: PASSO A PASSO

Existem eventos de diversos tipos e tamanhos, cada um com seus próprios desafios. Entretanto, é possível fazer, em linhas gerais, um passo-a-passo do que precisa ser realizado para que o evento seja um sucesso, independentemente de suas características. Veja agora tudo o que você precisa planejar para dar um show.

Defina que tipo de evento será realizado

O primeiro passo é, claro, definir que tipo de evento será realizado. É isso o que norteará todos os demais passos que você tomará. Se for um show, converse com o contratante sobre qual a expectativa de público, o local onde será realizada a festa, se haverá a necessidade de transmissão por TV ou internet, etc. Adapte esses questionamentos a outros tipos de eventos.

Defina o local: aberto ou fechado?

Cada espaço apresenta seus próprios desafios. Eventos em locais fechados costumam ser mais baratos, mas por outro lado há uma maior limitação de público. Já os eventos em ambientes abertos são muito mais complexos. Alguns cuidados que devem ser tomados são conferir a previsão do tempo e adequar a estrutura à previsão.

Se for chover, é importante que os equipamentos elétricos sejam à prova d´água ou tenham a cobertura adequada, incluindo aí os grupos geradores de energia temporária ou de back-up. Se o evento estiver programado para acontecer no verão, em período com baixa incidência de chuvas, forneça bastante água potável e espaços com sombras.

Tenha sempre um plano B. Deixe uma área coberta disponível, caso caia uma chuva inesperada. Outra dica é usar uma das lojas ou quiosques presentes para vender guarda-chuvas ou capas de chuva.

Já no caso de calor extremo, é possível criar “tendas” fechadas, climatizadas, para que o publique se concentre com conforto entre as programações. Essa tendas podem ser climatizadas com o uso de chillers ou sistemas de ar condicionado comuns, alimentados por geradores de energia.

Obtenha todas as permissões

Eventos em espaços públicos demandam uma série de permissões de órgãos estaduais e municipais. Isso inclui certificações ambientais, defesa civil, vigilância sanitária, secretarias de saúde, concessionárias de energia e muito mais, inclusive para a exibição de publicidade. Fique atento.

Priorize as fontes de energia

O fornecimento de energia elétrica deve ser, sem dúvida, a prioridade na realização de qualquer evento. Nada funciona sem ela, seja microfone, serviços, refeições, etc. Assim, cheque a capacidade energética do local em que o evento será realizado e estime o consumo dos equipamentos.

Caso a demanda por energia estimada possa ser totalmente atendida pelo fornecimento de energia comum, ótimo. Isso não significa, entretanto, que o trabalho acabou. Imagine que durante a apresentação do artista mais esperado da noite uma árvore, a dezenas de quilômetros de distância, caia sobre a fiação elétrica, interrompendo o fornecimento de energia do bairro. Além do prejuízo para a imagem da empresa realizadora do evento, é possível até mesmo que haja pânico na plateia e pessoas saiam feridas. Esse é um risco inaceitável, concorda?

É por isso que a contratação de grupos geradores de energia temporária é imperativa para a realização de grandes eventos. Eles podem atuar como um sistema de back-up em caso de queda no fornecimento, ou mesmo como alimentadores principais dos equipamentos, no caso em que os espaços não contam com fornecimento suficiente ou outras dificuldades técnicas.

Caso o gerador de energia seja a fonte principal dos equipamentos, é importante também trabalhar com redundâncias, ou seja, ter mais de um grupo gerador. Um grupo atua como fonte primária enquanto que o outro entra em operação apenas caso haja um problema com o grupo principal.  

Iluminação

Locais abertos nem sempre tem a iluminação adequada, portanto analise a necessidade de iluminação de toda a área. O local pode ser iluminado com torres de iluminação temporárias abastecidas por geradores.

Em caso de eventos esportivos, os locais de competição também podem ter um reforço na iluminação, especialmente nos casos de transmissão de TV. Caso a demanda por energia seja maior que a capacidade do espaço, geradores de energia temporária também são recomendados.

 

ENERGIA TEMPORÁRIA E EFICIENTE

 Agora que você já definiu o tipo de evento que será realizado, é hora de finalmente começar a pensar no fornecimento de energia para que tudo dê certo.

Quando se trata de algo tão crítico quanto o fornecimento de energia, não existe “excesso” de cuidado. Todo o cuidado é bom e bem-vindo, já que a interrupção no fornecimento pode significar uma verdadeira catástrofe econômica para os envolvidos.

Na indústria de eventos a redundância no fornecimento é padrão. Isso não significa, entretanto, que a contratação de geradores possa ser um fator de desperdício de dinheiro. A redundância deve ser medida de forma a atender a qualquer eventualidade, mas deve-se evitar o investimento em mais geradores do que o estritamente necessário.

As grandes locadoras de energia temporária já reconhecem isso, e atuam de forma a otimizar o investimento das produtoras de eventos. A Tecnogera, por exemplo, oferece aos seus clientes um estudo e levantamento de carga para redução de custo, entregando uma solução customizada.

Há de se levar em consideração ainda as exigências cada vez maiores para que as empresas sejam ecofriendlies. Essa exigência é ainda maior em festivais de música, que atraem um público jovem com preocupação cada vez maior com os impactos humanos no meio ambiente.

Assim, o fornecimento de energia dos eventos deve ser ao mesmo impecável com e com alta eficiência energética.

 

Mas o que é eficiência energética?

Eficiência energética é usar menos energia para obter mais resultados. Em outras palavras, trata-se de usar menos grupos geradores e menos combustível de forma a suprir toda a necessidade de energia de um evento. Essa eficiência pode ser atingida ao usar todos os geradores a 70% ou 80% da capacidade.

Dito assim, parece bastante simples, mas a necessidade de redundâncias no fornecimento de energia deixa essa meta bastante trabalhosa de ser alcançada. Pesquisas indicam que, nos festivais de música, 60% dos geradores trabalham com menos da metade de sua capacidade.

 

LOGÍSTICA NA CONTRATAÇÃO DE ENERGIA TEMPORÁRIA 

Grandes eventos demandam energia para luzes e equipamentos de som nos palcos; lojas, quiosques, bares e restaurantes; escritórios; camarins e vestiários; refrigeração de ambientes; iluminação das áreas de circulação e da plateia, dentre outras. A energia temporária pode ser utilizada em três etapas:

1. Antes do evento: durante a montagem do espaço, ensaios e passagens de som

2. Durante o evento

3. Após o evento, durante a desmontagem dos equipamentos

Para identificar a sua necessidade de grupos geradores ou de equipamentos de refrigeração como chillers, é necessário fazer um bom planejamento. O primeiro passo é calcular a demanda. Feito isso, determine quais áreas não podem ficar sem iluminação em caso de queda no fornecimento. Nessas áreas será necessário um sistema de redundância.

O palco, por exemplo, pode ser alimentado pela concessionária de energia e ter, em stand-by, sistemas geradores para o caso de imprevistos. Alguns produtores optam ainda por manter sistemas de “emergência da emergência”, para que o show nunca pare.

Outra dica importante é conhecer as características do espaço onde o evento acontecerá e as necessidades logísticas. Veja o que você precisa saber:

 – Como os grupos geradores serão transportados da locadora até o local do evento?

Alguns equipamentos são transportados em caminhões e trailers e são portáteis, mas geradores mais robustos podem exigir uma logística complexa de carga e descarga. Analise com atenção o acesso à área de evento e se esse tipo de deslocamento é possível. Caso não seja viável, opte por contratar geradores com menor potência, mas em maior quantidade.

 

 – Onde eles serão colocados?

Os geradores devem estar em locais protegidos de intempéries, pisos planos e com acesso restrito.

 – Como você conectará os geradores à central elétrica do local?

Cabos de força devem ser utilizados para conectar os geradores aos equipamentos e terminais de força. É possível que seja necessária uma quantidade enorme de cabos de força, e será necessário realizar um estudo para que as conexões sejam feitas. Os cabos devem estar protegidos do público.

 – Você tem um plano B?

Além do uso de geradores de emergência, tenha em mente que não é possível antecipar por quanto tempo uma queda de energia perdura. Assim, tenha um local apropriado para armazenar combustível de forma que nunca falte diesel aos geradores.

No caso de grandes eventos, podem ocorrer ainda dificuldades de mobilidade nas vias de chegada e saída do espaço, o que pode dificultar o reabastecimento de combustível.

 

A IMPORTÂNCIA DE CONTRATAR UM FORNECEDOR DE CONFIANÇA

 A essa altura do texto você já deve estar ficando preocupado com a quantidade de detalhes que precisam ser gerenciados para que não ocorram problemas no fornecimento de energia de seu evento. Mas não se desespere. A empresa locadora dos equipamentos saberá te auxiliar.

Tenha em mente que a confiabilidade dos geradores depende muito da expertise dos fornecedores. Ao contratar uma locadora de energia temporária, encontre uma fornecedora que tenha todos os equipamentos necessários (geradores, cabos, bancos de cargas, chillers, etc) e pessoal qualificado para resolver qualquer problema que possa surgir.

 Antes de fechar o contrato, agende uma reunião no escritório do fornecedor, de modo a conhecer as pessoas e as instalações. Aproveite o encontro para fazer as seguintes perguntas:

 – Qual é a capacidade dos geradores que vocês têm disponíveis?

 – Qual o prazo de entrega?

 – Se eu precisasse de um gerador de emergência, no meio da noite, vocês teriam condições de entregar um? Quanto tempo demoraria?

 – Como funciona o abastecimento?

 – Vocês já alugaram geradores e chillers para grandes eventos? Quais?

 – Que tipo de equipamento e pessoal eu preciso fornecer a vocês?

 – Que tipo de serviço técnico vocês oferecem?

 – Como posso me certificar de que seus geradores são confiáveis?

 – Você tem cabos e outros acessórios que eu posso precisar?

 – Você pode treinar minha equipe para que ela opere os controles básicos dos geradores e chillers?

 – Qual o prazo de entrega e instalação?

 – Vocês podem disponibilizar um operador para estar presente durante todo o evento?

    

CRITÉRIOS A SEREM UTILIZADOS NA ESCOLHA DO MELHOR FORNECEDOR:

– Inventário

O fornecedor deve ter, em estoque, todos os equipamentos e acessórios de que você pode precisar. Caso não tenha, deve se comprometer e adquirir esses equipamentos.

– Serviço e manutenção

A locadora dos geradores deve ter uma equipe técnica à disposição do cliente para atuar em caso de emergências ou de necessidades não-programadas no momento do contrato. Os fornecedores devem também treinar a equipe da produtora de eventos para operar os controles básicos dos geradores e chillers, e para realizar o desligamento emergencial dos equipamentos em caso de necessidade. Dê preferência a empresas que forneçam pessoal capacitado a operar os equipamentos durante o evento.

Grupos geradores precisam de manutenção e reabastecimento constantes. Dessa forma pode ser necessário que, ao longo do evento, caminhões de serviço precisem adentrar o espaço de festa para checar os níveis de óleo e combustível, e fazer qualquer ajuste necessário.

Planeje com a locadora maneiras de realizar essa manutenção e o acesso ao estabelecimento durante a entrada e saída de pessoas do evento. Leve em consideração que as vias de acesso às festas podem estar bloqueadas, e que o acesso aos equipamentos pode estar restringido por barreiras físicas, como, por exemplo, um trio elétrico ou um quiosque de vendas.

O fornecedor ideal te informará antecipadamente sobre a necessidade de manutenção ou abastecimento dos geradores, de maneira que esse serviço não atrapalhe – nem seja interrompido – pela festa, congresso ou gravação de programa de TV.

– Experiência

Prefira locadoras que comprovem ampla experiência no mercado, especialmente aquelas que já entregaram geradores para eventos similares aos seus. A Tecnogera, por exemplo, já forneceu energia temporária para os jogos olímpicos Rio 2016, para a gravação de programas da maior emissora de televisão do Brasil e para o carnaval de Salvador, uma das maiores festas do mundo.

 

À PROVA DE FALHAS

Com todos esses cuidados, seu evento estará imune a problemas com queda de energia. Caso algum desses itens seja negligenciado, os resultados podem ser nefastos.

A interrupção do fornecimento pode causar a interrupção de um show, a queima de equipamentos caros, o fim de uma transmissão de um evento esportivo na TV e até mesmo ser um facilitador da ação de pessoas mal-intencionadas, que podem aproveitar a escuridão para praticar roubos, assaltos ou vandalismo. O impacto negativo na imagem da produtora de eventos pode ser irreparável. Conheça alguns casos famosos de falhas no fornecimento de energia:

 

 – Festival de Verão de Salvador

Os produtores do Festival de Verão de Salvador foram surpreendidos com um apagão, em 2011, que atingiu todo o Nordeste do Brasil. O apagão aconteceu minutos antes da cantora Ivete Sangalo, principal atração da noite, subir ao palco.

Os organizadores do evento tinham contratado geradores para o caso de uma eventual queda de energia, mas não estavam preparados para a magnitude da falha. Cerca de 50 mil pessoas estavam no Parque de Exposições da cidade quando o blackout aconteceu.

A energia foi interrompida às 23h20. A produção correu para conectar os geradores ao palco, de forma que a festa continuasse. Todo o processo levou cerca de 1h para ser realizado, atrasando bastante o show da cantora e irritando os fãs.

O show continuou, com atraso, mas toda a área da festa ficou às escuras, incluindo bares e restaurantes e os demais palcos do evento. No momento do apagão Ivete Sangalo chegou a dar uma entrevista para a imprensa, onde disse: “Estou aqui como artista e como cidadã. Se a organização do evento disser que há condições de se realizar o show, eu farei. Se me disserem que não tem, eu vou obedecer”.

A energia foi retomada na região apenas por volta da 1h30.

Por ironia do destino um outro apagão atingiu o palco do Festival de Verão no ano seguinte, interrompendo por alguns minutos o show de Luan Santana.

 – SuperBowl 2013

Em 2013 um dos eventos mais caros do mundo, a final do “futebol americano”, sofreu com um apagão que durou pouco mais de 30 minutos. Um problema nos cabos de energia do estádio (em Nova Orleans) interrompeu o jogo. O local, escolhido 4 anos antes para sediar o evento esportivo, não estava preparado para essa eventualidade. Além dos prejuízos para as emissoras de TV que cobriam o jogo, houve uma sensação de pânico.

O primeiro pensamento dos organizadores foi de terrorismo. Identificado o verdadeiro problema, a equipe de segurança foi acionada para retirar espectadores presos nos elevadores. Uma final inesquecível, mas pelos motivos errados.

As duas situações poderiam ter sido evitadas se os produtores dos eventos tivessem utilizado grupos geradores de energia em stand-by. Os geradores mais comuns são de os 200 kVA a 500 kVA. Para a refrigeração dos espaços, recomenda-se a utilização de chillers.

 

– SUSTENTABILIDADE 

Por fim, mas não menos importante, há a questão da sustentabilidade dos eventos. Como já vimos, a eficiência energética deve ser uma preocupação constante. E, junto com ela, outros aspectos relativos à energia temporária também precisam ser levados em consideração.

Os geradores a diesel têm fama de ser altamente poluidores, mas as locadoras estão tomando algumas providências para diminuir o impacto ambiental de seu uso. Entre as estratégias para mitigar os efeitos nocivos estão o descarte consciente do combustível e do óleo utilizados nos equipamentos, uso de kits contra vazamentos, controles rígidos da emissão de gases e o uso de geradores com controles de ruídos.

Restou alguma dúvida sobre o uso de geradores em grandes eventos? Converse com um especialista.